Eventorganisatie
Als je ooit een evenement hebt georganiseerd, weet je dat niet alles volgens plan verloopt en dat je verschillende uitdagingen moet aangaan. Het organiseren van een evenement is geen eenvoudige taak. Maar ik kan 10 belangrijke punten aanwijzen die je in gedachten moet houden om alles goed te laten verlopen.
1. 1. Definieer het doel en het formaat
Het lijkt vrij duidelijk, maar het is de moeite waard om dit onderwerp kritisch te benaderen. Formuleer je doel zo specifiek mogelijk: wil je kennis overbrengen aan de deelnemers; dankbaarheid betuigen aan partners; fondsen werven voor een project of gasten esthetisch plezier bieden? De vorm van het evenement zal afhangen van het antwoord: het concept, de timing en de duur, de rolverdeling binnen het team, de indeling van de zaal, de catering en het geluid.
Probeer niet vast te lopen in traditionele formaten. Neem een kijkje bij “unconference”, PechaKucha, TED-formaat, thematische brunches, online evenementen, openluchtevenementen. Wat telt is dat uw format helpt om het doel van het evenement te bereiken.
2. 2. Besteed voldoende aandacht aan de planning
Het plan moet de logistiek, de inhoud en de promotie van het evenement omvatten. Maak een document dat beschikbaar is voor het hele team en waarin elk lid de taken van de anderen en het grote geheel kan zien. Maak eerst een lijst van de belangrijkste taken, en vul deze vervolgens zo gedetailleerd mogelijk in in de vorm van specifieke stappen die moeten worden uitgevoerd. Het is belangrijk om het tijdsbestek in het plan aan te geven: de tijd die nodig is om een taak te voltooien. Deze wordt vaak onderschat en de voorbereiding verloopt langzamer dan u verwachtte.
U kunt gebruik maken van Google-sjablonen, programma’s zoals Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek voor de planning. Zelfs eenvoudige Excel laat u niet in de steek.
3. 3. Stel uw budget op rekening houdend met onvoorziene situaties
Kijk naar de lijst met taken en geef ze weer in uw budget. Het is ook de moeite waard om na te denken over een reserve voor onvoorziene situaties. Zo was er bijvoorbeeld een incident in mijn werk toen het regende op de dag van een openluchtevenement. We moesten onmiddellijk van locatie veranderen en al het materiaal en meubilair vervoeren. Het is beter om van tevoren over dergelijke zaken na te denken en er financieel op voorbereid te zijn.
Als optie kun je deze begrotingssjabloon gebruiken, aanpassen of zelf maken.
4. Het venijn zit hem in het detail
Als u uw gasten aangenaam wilt verrassen, denk dan aan alles tot in het kleinste detail: hoe ze zich inschrijven, wie de deelnemers begroeten en hoe, welke muziek er gespeeld wordt, heb je een interessante fotohoek, hoe zien je presentaties eruit en hoe is je team gekleed, wat te doen tijdens de pauzes.
Tijdens de registratie kunnen de deelnemers bijvoorbeeld de kans krijgen om een korte masterclass bij te wonen, spelletjes te spelen of een informatievideo te bekijken.
Probeer mensen te verrassen en het wow-effect te creëren, hun verwachtingen te overtreffen in de meest alledaagse dingen. Dit is precies wat het gevoel van een evenement creëert.
5. Controleer de locatie en heb een plan B
Controleer de locatie altijd persoonlijk, al in de selectiefase. Op het meest onverwachte moment kan blijken dat de airco in de hal niet goed werkt, er geen invalidentoiletten zijn of de apparatuur niet door de deur komt. Controleer daarom vooraf dergelijke zaken.
Toen ik eenmaal een conferentie voor 50 personen en een uur in het evenement had gehouden, vroeg de eigenaar van de ruimte om de plaats te verlaten zonder enige uitleg te geven. Uiteindelijk hebben we een uur lang getraind met de deelnemers in een nabijgelegen park, totdat we een nieuwe ruimte vonden. Je denkt misschien dat zo’n situatie je niet zal overkomen, maar het is altijd het beste om een plan B te hebben.
6. 6. Verantwoordelijkheden toewijzen
Het is zeer belangrijk om de taken onder de teamleden te verdelen, niet alleen in de voorbereidingsfase maar ook tijdens het evenement. Wijs de verantwoordelijkheden toe per zone. Zo is er iemand verantwoordelijk voor de registratiezone, iemand anders voor de begroeting van de sprekers, een andere persoon voor de uitrusting, voor de catering, de communicatie met de pers, enz. Elke persoon moet zijn of haar zone hebben, waar hij of zij gedurende de hele duur van het evenement verantwoordelijk voor moet zijn.
Geef elk lid van het team een document met de toegewezen verantwoordelijkheden, zodat elke persoon weet met wie hij/zij contact moet opnemen voor een specifieke kwestie.
7. 7. Vertel uw publiek over het evenement
Onderschat de tijd die nodig is voor een succesvolle promotie van een evenement niet. Het type evenement, het doelpubliek, de interne middelen en het budget bepalen uw marketingaanpak. Richt u bij de keuze van uw mediapartners op degenen die zich op uw doelgroep richten. Het is beter om een paar partners te hebben, maar dan gericht, in plaats van met zowat iedereen over het evenement te praten.
Het is ook belangrijk om één belangrijke boodschap te creëren die op alle kanalen wordt uitgezonden. Zorg ervoor dat het kort is en dat het het idee van het evenement nauwkeurig overbrengt aan uw publiek.
8. 8. Besteed aandacht aan de service
Zorg ervoor dat je team de Duck Face Rule volgt. Wees vriendelijk voor deelnemers, sprekers en partners. Probeer hun problemen of vragen aan te pakken en aan hun verwachtingen te voldoen, zelfs als u zich moe voelt en niet alles volgens plan verloopt. Aan het einde van de dag herinneren de mensen zich hoe ze werden behandeld en de sfeer niet wat de spreker op het podium zei.
9. 9. Voer 24 uur voor het evenement een laatste controle uit.
Zorg ervoor dat je de deelnemers hebt geïnformeerd over hoe ze de locatie kunnen bereiken, dat je alle belangrijke gasten hebt uitgenodigd en dat je het gedrukte materiaal, de audio- en videocontent hebt voorbereid. Controleer of iedereen zijn of haar taken en verantwoordelijkheden begrijpt en of de ruimte klaar is. Hiervoor kun je een checklist opstellen, zoals deze.
Een soortgelijke checklist kan worden opgesteld voor de controlevoorbereiding op de dag van het evenement: of alles op zijn plaats is, werkt, op tijd klaar is.
Zorg ervoor dat u het programma van het evenement uitprint, laat elk lid van het team en de vrijwilligers een exemplaar hebben. Geef daarnaast iedereen het hoofdtelefoonnummer voor de communicatie met elkaar in geval van nood.
10. 10. Vraag om feedback
Waarschijnlijk zult u na afloop moe en gelukkig zijn, maar het zal moeilijk zijn om een objectief oordeel te geven over hoe het allemaal is gegaan. Vraag de deelnemers daarom aan het einde van het evenement een gedrukt evaluatieformulier in te vullen of een online formulier als ze thuiskomen. Vraag hen om verschillende aspecten van het evenement te beoordelen: logistiek, sprekers, locaties en het werk van de organisatoren. Deze informatie zal u helpen om in de toekomst fouten te vermijden en de kwaliteit van uw evenementen te verbeteren. Krijg indien mogelijk feedback via sociale netwerken of neem video reviews op aan het einde van een evenement. Dit zal van pas komen als uw evenement opnieuw wordt gehouden.
Welk evenement u ook organiseert, wees optimistisch en wees niet bang voor verrassingen en uw evenement wordt een succes!
Bij DJ Tom kunt u terecht voor elk bedrijfsfeest op maat. Wij luisteren naar uw behoeften en wensen en draaien het feest zodat jullie het voor ogen hebben. We maken een draaiboek van het feest en de muziekkeuze. U bepaalt welke platen moeten gedraaid worden en welke niet. Tom is een Allround DJ met 27 jaar ervaring en kan elke muziekstijl draaien: 70’s, 80’s, 90’s, 00’s, Disco, fout, vlaams, rock, house, top 50, retro house … Hij zal voor de juiste interactie en entertainment zorgen en iedereen op dansvloer krijgen.Hij werkt daarbij op een professionele en gestructureerde manier. Hij draait niet alleen uw bedrijfsfeest, hij houd ook tijdens het feest contact met u als opdrachtgever. U wordt zo betrokken bij het hele bedrijfsfeest.
DJ Trouwfeest 2021 reserveren? De juiste DJ op uw trouwfeest of huwelijksfeest maakt het verschil op de dansvloer, een DJ maakt of kraakt je feest…
Een stretchtent heeft een open karakter en een organische vorm
Ideaal voor een gezellig diner, als shelter of als overdekt terras aangesloten aan een gebouw.
Hoeveel gasten verwacht u? We hebben een groot aanbod in verschillende kleuren en formaten, zodat u zeker uw perfect stretchtent vindt. Houdt u een klein gezellig feest, dan kunnen wij u verder helpen met tenten vanaf 30m2..